كتابة رسالة إلكترونية تدعو فيها مديري الفروع في الشركة لاجتماع
اكتب رسالة إلكترونية تدعو فيها مديري الفروع في الشركة لاجتماع نقدمها لكم اليوم عبر موقعنا البلد حيث تعد الاجتماعات واللقاءات الدورية والمنتظمة جزء هام داخل أي منظمة او كيان عمل، حيث يجرى فيها مناقشة عدد من المسائل الحيوية للمنظمة، مثل: مناقشة رؤية المنظمة وإستراتيجتها خلال زمن معين، وتناول النتائج التي تم تحقيقها جراء تطبيق الاستراتيجيات السابقة، وصنع قرارات ووضع خطط مستقبلية، ونحو ذلك، وتنظم تلك اللقاءات من خلال دعوات رسمية يتم توجيهها للأشخاص المعنيين باللقاء داخل المنظمة، ويقوم بتوجيهها المدير الأعلى للمنظمة.
اكتب رسالة إلكترونية تدعو فيها مديري الفروع في الشركة لاجتماع
ويعتمد المديرون على الرسائل الإلكترونية لدعوة الموظفين للاجتماعات المختلفة، وذلك لأن الرسائل الإلكترونية لا تتطلب وقت كبير، والمجهود المبذول فيها بسيط، كما أنها تتيح للداعي للاجتماع أن يعرف استجابة المدعوين على دعوته، لأن الرسائل الإلكترونية توفر لهم إمكانية إرسال ردود وتعليقات عليها، فضلًا عن أن الداعي لا يواجه أية صعوبة تذكر في كتابة تلك الدعوات وتوجيهها.
وقد لاحظنا أن الكثيرين يبحثون عن سؤال: “اكتب رسالة الكترونية تدعو فيها مديري الفروع في الشركة لاجتماع”، وسوف نقدم لكم الإجابة خلال السطور القادمة، فتابعونا!
أولًا: كيف اكتب رسالة إلكترونية تدعو فيها مديري الفروع في الشركة لاجتماع
تعد الرسائل الإلكترونية واحدة من أشهر الأدوات التي تستخدمها شركة ما، من أجل إعلام رؤساء الفروع داخلها بأهمية الحضور إلى اجتماع معين يسلط الضوء على أمور حيوية داخل المؤسسة، ولعل السبب في شيوع تلك الأداة هو أنها لا تحتاج إلى وقت أو مجهود كبير، فلن يكون المدير بحاجة إلى إرسال من يعلم كل مدير فرع في مكتبه بتفاصيل الاجتماع، ولكن بضغطة زر واحدة سوف يتم توجيه الدعوة للكل.
ويمكن كتابة دعوة إلكترونية من خلال الاستعانة بنماذج معدة خصيصًا لهذا الأمر، ويقوم المرسل بالتعديل عليها، ثم توجيهها لجميع المديرين في صورة جماعية.
وهناك أكثر من منصة إلكترونية يمكن الاعتماد عليها في إرسال الرسائل من ذلك النوع، مثل: عنوان البريد الإلكتروني، أو الحسابات على مواقع التواصل الاجتماعي المختلفة.
وفي الغالب تعقد الاجتماعات داخل المؤسسة في المكاتب المجهزة لذلك، ولكن مع جائحة كوفيد-19 التي بدأت منذ مطلع العام الجاري وما زالت مستمرة حتى الآن، صارت الاجتماعات تعقد بشكل إلكترونية، من خلال التطبيقات التي تسمح بإجراء لقاءات جماعية بالصوت والصورة على شبكة الإنترنت، ومن بينها: تطبيق زوم.
وإذا كنت ترغب في دعوة مديري الفروع في مؤسستك إلى لقاء في الشركة، فيمكنك الاستعانة بالنموذج التالي:
” بتاريخ (……)، وتكتب تاريخ اليوم الذي ترسل فيه الدعوة.
إلى السيدة: (…..)، وتكتب اسم مدير الفرع الذي توجه إليه الدعوة.
نحيط سيادتكم علمًا، بأنه سيجرى عقد اجتماع للمجلس الإداري لمؤسسة (نذكر اسم المؤسسة)، وذلك في يوم (نكتب اسم اليوم)، بتاريخه “نكتب تاريخ يوم الاجتماع”، في تمام الساعة (نحدد وقت الاجتماع)، حيث سيجرى تناول المسائل الآتية: (نذكر أسباب الاجتماع).
ونعلمكم أننا ننتظر سيادتكم.
مع احترامنا الكامل.
من السيد: (ونكتب اسم صاحب الدعوة)”.
ويجب مراعاة كتابة عنوان مناسب للرسالة الإلكترونية في خانة عنوان الرسالة.
وتقوم بتوجيه الرسالة إلى كافة رؤساء الفروع في المؤسسة.
ثانيًا: ما هي الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة الرسائل الإلكترونية؟
إذا كنت تعتزم إرسال رسالة إلكترونية تدعو فيها إلى اجتماع ما داخل مقر مؤسستك، فيجب عليك مراعاة ما يلي:
- اعتماد دعوة إلكترونية بمضمون سليم لا يحتمل أي غموض، وشامل ووافي، ويتم إرسالها إلى جميع الأشخاص المعنيين بالاجتماع.
- كتابة جميع البيانات الخاصة بالاجتماع في الدعوة، مثل: مكان الاجتماع ويومه وساعته.
- يتعين افتتاح الدعوة الإلكترونية بتحية، حيث تعد بداية جيدة للدخول في مضمون الرسالة.
- يتعين أن تتضمن الدعوة سبب الاجتماع والقضايا التي ستطرح فيه في عبارات واضحة وموجزة، لا يجد المدعويين أي صعوبات في تفسيرها.
- يفضل إنهاء الدعوة بتوجيه الاحترام، وذكر اسم الداعي للاجتماع، والتنويه بإرسال رد على الدعوة.
ثالثًا: كيفية توجيه دعوة اجتماع من خلال موقع التواصل الاجتماعي فيس بوك؟
هناك عدد من الشركات قد يفضل المسئولون فيها توجيه دعوات الاجتماعات عبر منصة التواصل الشهيرة فيس بوك، حيث يكون التواصل أسهل من خلاله.
ويمكن توجيه تلك الدعوات، عبر الطريقة التالية:
- قم بفتح الحساب الشخصي للشركة أو للشخص الداعي للاجتماع.
- أسفل صورة الغلاف الشخصي، سوف تجد عدة خيارات، اختر منها “دعوة invite”.
- بعد ذلك قم بتحديد الأشخاص الذين ستوجه إليهم الدعوة، من قائمة أصدقائك في فيس بوك.
- سوف يقوم فيس بوك بإرسال تنبيهات إلى الأصدقاء الذين قمت باختيارهم بأنك قد وجهت إليهم دعوة لحدث ما، وتجدر الإشارة إلى أهمية أن تتضمن الدعوة كافة المعلومات الذي يهتم الأفراد بمعرفتها بخصوص الاجتماع.
- وكذلك تستطيع تأسيس مجموعة تضيف بها كافة الأفراد الذين ترغب في إعلامهم بالاجتماع، وتقوم بنشر كافة البيانات المتعلقة بالاجتماع على المجموعة.
رابعًا: كيفية إرسال دعوة إلكترونية لاجتماع ما من خلال الهواتف؟
أيضًا قد يفضل البعض إرسال رسالة إلكترونية لدعوة مديري الفروع في مؤسسة ما لاجتماع، من خلال استخدام الهواتف، وذلك عبر الطريقة التالية:
- من تطبيق فيس بوك على جوالك، قم بفتح ملفك الشخصي، أو حساب الشركة.
- قم بالبحث على أيقونة “المناسبات”، وبعد ذلك قم بالضغط عليها.
- لعمل مناسبة، سوف يطلب منك التطبيق تحديد اسم لها، وتحديد المقر الذي ستقام فيه، وكذلك يومها وساعتها.
- بعد ذلك قم بالنقر على زر “إنشاء”.
- ثم قم بإرسال الدعوة إلى كافة الأشخاص المعنيين، لكي يستطع كل منهم الانضمام إلى الدعوة ورؤية جميع البيانات المتعلقة بالاجتماع الذي قمت بدعوتهم إليه.
خامسًا: ما هي فائدة استخدام الدعوات الإلكترونية لعقد الاجتماعات داخل المؤسسات المختلفة؟
هناك عدد من الأمور يمكن الاستفادة منها، عندما نقوم بتوجيه دعوة لعقد اجتماع داخل مؤسسة ما، من خلال الرسائل الرقمية، ومن هذه الأمور:
- لا تأخذ الرسائل الإلكترونية وقتًا في الوصول إلى كافة الأفراد الموجه لهم الدعوة وفي وقت واحد.
- تكون الرسائل الإلكترونية آلية مناسبة لتوضيح مضمون اجتماع المؤسسة وتفادي حدوث أي لبس، نظرًا لأن المرسل يحدد بها مقر وتوقيت اللقاء وسببه.
- تساعد الرسائل الإلكترونية المدعويين لاجتماع المؤسسة إلى تجهيز أوراقهم وخلفياتهم عن مضمون الاجتماع، وتجهيز جداول الأعمال وكافة التفاصيل المتاحة لديهم بشأن المسائل التي سيتم نقاشها داخل غرفة الاجتماع.
- تتيح الرسائل الإلكترونية فرصة للتواصل بين كافة أطراف الاجتماع قبل عقده، الأمر الذي يساعد في محو أي لبس بشأن مسائل الاجتماع.
- عند قيام الشركة بتنظيم لقاءات للموظفين بغير أن توجه لهم دعوة، وعلى نحو مفاجئ، فيتعذر على البعض اللحاق بالاجتماع، الأمر الذي لا شك سيضر بالاجتماع، ولا يساعد الشركة على عقد اجتماع فعال والحصول على النتيجة التي تتوقعها منه.
سادسًا: ما هي عيوب دعوات الاجتماعات الإلكترونية؟
مع التسهيلات التي تقدمها الرسائل الإلكترونية للمديرين، إلا أن هناك بعض المآخذ، منها:
- نسيان توجيه الدعوة لأحد أطراف الاجتماع المهمين.
- نسيان ذكر بيانات ضرورية في الرسالة، وحدوث غموض بشأنها.
